在职场,你是否经常感到:
“工作累死了,每天要做那么多事儿,什么时候才是个头?
经常加班到深夜,但手头的工作却有增无减?
放弃周末休息时间,但仍然无法满足领导/客户的要求?
自己快要累死了,但投入产出却不成正比?
…”
为什么会觉得每天事情多,有做不完的工作呢?看似每天很忙碌,但是却收效甚微。仔细观察你就会发现:之所以每天累得半死,很多时候是因为没有掌握高效的工作方式。
累死你的不是工作,而是工作方式。
01
查找文件
当领导或同事找你急需要一份重要文件时,你连忙在凌乱的电脑桌面打开文件夹搜索、查找,嘴里还念念有词到底存哪儿了,突然想起之前好像在微信发过,翻了5分钟聊天记录,好不容易找到需要的文件,怀着激动的心情点击却弹出「文件已过期或已被清理」… 隔着屏幕都能感受到绝望。
文件夹没有,微信过期,接着翻邮箱,找U盘,查移动硬盘,找了一大圈没找到只好麻烦同事,时间在不知不觉过去了。工作文件保存在不同人手中,存放在不同的设备/软件上,每次查找文件,都是一次对记忆力、耐心的极大考验。
02
工作汇报
2020年的上半年过去了,公司/部门要进行半年度总结,你开始搜集数据,从邮箱、微信、QQ、钉钉…各个渠道查找、下载历史文件(Excel、PPT),修改、调整样式,*后汇总PPT发送领导,再经领导反馈,一遍遍修改,好不容易定稿,还要和部门多人合作汇总,不可避免地出现:多次的文件传输、混乱的版本迭代以致于你已分不清是1.0还是2.0,工作汇总消耗了太多时间与精力,如果再一不小心忘记保存,或者电脑死机,无疑是雪上加霜。
当你满心欢喜以为终于熬过半年度总结,下半年规划又开始了…
03
移动办公
忙碌了*下班回家,在公交、地铁上本想放松下,刷刷某博看看某音缓解这*的疲惫,工作群里被领导@,要紧急修改文件给客户,你瞬间慌了,赶紧下车,找一个地儿打开手机热点争分夺秒修改、发邮件。
每天上下班电脑、手机不离身,一旦电脑、手机没电就会十分焦虑,地铁站、出租车、机场都可能成为办公室,移动办公,手机能解决沟通问题,但要及时修改文件、编辑、查阅,似乎又只能靠电脑解决。
04
沟通协作
都说工作中 80% 的问题,都是沟通问题。没错,因为 80% 的时间都在沟通。
日常工作中,我们习惯了在 Word、Excel、PPT 上进行编辑和审阅,有问题时截图画框找重点,然后通过微信或邮箱写明修改建议,实在说不明白就只能远程电话或者当面沟通。
在这种模式下,不管是文件编辑人还是审阅人,都需要不停地在编辑工具和沟通软件之间来回切换。编辑与沟通分离,结果就是沟通低效,浪费大量的时间。
对于职场人来说,或多或少都会遇到上面列举的小问题,恰恰是这些看似不起眼的小问题,却没有被职场人、企业所重视,正是这样每天都可能会发生的小崩溃、小烦恼,消磨了员工的工作热情,降低了企业的沟通协作效率,给个人和企业带来了不必要的损失。
有数据显示,在传统的办公环境下,一位员工每天浪费在多人文件编辑审批、内容汇总、文件查找等方面的时间大约为 90 分钟,假设月工资是5000元的前提下,按照一个员工月工资5000元,每天工作8小时,每月工作22天计算,传统低效的工作方式每人每年将浪费企业:5000÷(8×22)×1.5×22×12=11250元/年/人。
再想想自己公司的员工总数,每年浪费在这文件编辑审批、内容汇总、文件查找的时间成本竟会是这么大一笔开销!
如何解决这一问题,实际并不难,选择一款优秀的协同办公软件,把员工从繁琐低效的工作中解脱出来,还能帮助企业提升效率节约成本。
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